بروزرسانی 6/ 3/ 94:

- راهنمای جدید تجمیع کاربران از طریق ایمیل برای کلیه کارشناسان ارسال شده است. همچنین برای دریافت و مشاهده راهنمای جدید اینجا را کلیک کنید.

-          بسیار مهم) کتابداران لازم است از کلیه افرادی که به کتابخانه مراجعه می‌کنند (چه به منظور امانت یا بازگشت کتاب، چه به منظور ثبت نام، چه به منظور تمدید عضویت، دریافت کارت عضویت، ...) اطلاعات مربوط به نام و نام خانوادگی، کد ملی، شماره شناسنامه و نام پدر آنها را دریافت و نسبت به مقایسه نتایج جستجو اقدام کنند و در صورتی که مطمئن شدند فردی دارای چندین شناسه تکراری در آن واحد سازمانی است، نسبت به تجمیع آن‌ها بر اساس راهنمای ذیل اقدام کنند.

-          بسیار مهم) همچنین کتابداران لازم است خروجی اکسل کلیه کاربران فعال (از طریق منوی گزارش‌ها،ستون کاربران، گزارش کاربران فعال) و خروجی اکسل مشخصات کلیه اعضاء کتابخانه را که در بخش مدیریت کاربران قابل دریافت است، دانلود کرده با استفاده از امکانات فیلتر اکسل و مقایسه نام و نام خانوادگی، نام پدر، و در صورت لزوم نشانی، شماره تلفن، و... درج شده، نسبت به پیدا کردن شناسه‌های تکراری اعضاء اقدام کرده، مطابق راهنما نسبت به تجمیع آنها اقدام کنند (مطابق راهنما)

شرح مشکل: چرا برخی از اعضایی که در این ماه تمدید کرده ام، در آمار تمدیدی این ماه لحاظ نشده اند؟

پاسخ: شناسه های کاربری این اعضاء به دلیل افزونگی و تکراری بودن، تجمیع شده است و تنها یک شناسه کاربری فعال دارد. به دلیل این تجمیع، تاریخ تمدید کاربری وی، در سامانه حذف شده. 
اما راه حل چیست؟:
1) بسیار مهم: برای اینکه این مشکل رخ ندهد،قبل از تمدید کاربر، ابتدا نسبت به تجمیع کاربری های تکراری عضو اقدام کنید و سپس شناسه کاربری باقیمانده وی را تمدید کنید.

2) شناسه کاربری فردی را که اطمینان دارید وی را تمدید کردید، جستجو کنید و در قسمت ویرایش کاربر، تاریخ تمدید آن را ملاحظه کنید. در صورتی که تاریخ تمدید خالی بود، نشانه تجمیع شدن اکانت وی است. (برای جلوگیری از بروز این مشکل همیشه طبق دستور مرحله اول اقدام کنید)

3) مهم: اطلاعات کاربران تجمیع شده در یک بازه زمانی، در لیست کاربران فعال تمدیدی آن دوره نشان داده نمی شود اما در لیست کل کاربران فعال کتابخانه قابل مشاهده است. بنابراین، از گزارش کاربران، لیست اکسل کل کاربران فعال را دانلود کرده نسبت به جستجوی مشخصات کاربرانی که ستون تاریخ تمدید آنها خالی است اقدام کنید. اینها کاربرانی هستند که تمدید و تجمیع شده اند.

4) با مقایسه دسته قبض های صادر شده در آن دوره زمانی و مشخصات عضو، تعداد کاربرانی که آنها را تمدید و تجمیع کردید، مشخص می شوند. آمار آنها را در آمار اعضای تمدیدی آن دوره جمع کنید تا آمار دوره ای اعضای تمدیدی آن ماه را به دست بیاورید.

-------------

به دلیل افزونگی اعضا (در نتیجه ورود اطلاعات مکرر یک نفر در سال‌های مختلف در نرم افزارهای نمایه و پیام مشرق)، این امکان به سامان افزوده شده است تا شما بتوانید شناسه‌های تکراری کاربری اعضاء را درهمکرد کنید. برای این منظور راهنمای ذیل را با دقت مطالعه و فایل موجود در این لینک را دانلود کنید.

گام اول:

1-     به صفحه مدیریت کاربران بروید. 

2-      رنگ سبز، برای نمایش کاربرانی است که هنوز فعالند. این کاربران، کاربران مقصد خواهند بود. بدین معنا که اطلاعات کاربران سبز در نهایت باقی می ماند و سوابق امانت کاربران دیگر، ضمیمه اطلاعات کاربران سبز می شود.

3-      رنگ صورتی برای نمایش کاربرانی است که منقضی شده اند. پس از تجمیع اطلاعات کاربری کاربران با رنگ صورتی حذف می شود و سوابق آنها به اطلاعات کاربران سبز گره می خورد.

گام دوم:

برای تجمیع یک کاربر:

4-      بر روی علامت فیلتر، در فیلد نام کلیک کنید و نام و نام خانوادگی فرد مورد نظر را تایپ و جستجو کنید.

5-      بر روی علامت فیلتر، در فیلد نام خانوادگی کلیک کنید و نام خانوادگی مورد نظر را تایپ و جستجو کنید.

6-      افراد با نام و نام خانوادگی مشترک به شما نمایش داده می شود. پس از بررسی ممکن است به این نتیجه برسید که دو کاربر یا سه کاربر نمایش داده شده، در واقع، یک نفر هستند. فیلدهای نام و نام خانوادگی افراد مختلفی که در آنها کارکترهای اضافی وجود داشته باشد و یکسان نباشد ابتدا بایستی ویرایش شوند. (برای مثال علی محمدینیا و علی محمدی نیا، را در صورتی که اطمینان حاصل کردید یک نفر هستند، ابتدا بایستی ویرایش کنید و سپس تجمیع نمایید). در این زمینه به راهنمای کامل مراجعه کنید.

7-      حتما یکی از کاربرانی را که می خواهید تجمیع کند باید سبز باشد (فعال باشد).

8-      کاربران صورتی رنگ به هیچ وجه نباید بدهی پرداخت نشده، امانت جاری، یا تحویل موقت داشته باشند. سامان در این موارد هشدار لازم را خواهد داد. (به راهنما مراجعه کنید)

9-      در صورتی که کاربران جستجو شده یک نفر خاص باشند، آنها را با کشیدن ماوس روی نام آنها انتخاب کنید.

10-   دکمه تجمیع کاربران را کلیک کنید.

11-   اگر به اشتباه کاربران را تجمیع کرده اید، کاربر سبز را انتخاب کنید و دکمه تجمیع اشتباه را دوباره کلیک کنید تا اطلاعات تجمیع شده، دوباره افزونه شود.