بروزرسانی:  15  مرداد 97 (در حال بروزرسانی ...)


نکته مهم: مهمترین و اساسی‌ترین ابزاراجرای رفخوانی، دقت و توجه کتابداران در هنگام سیاهه‌برداری نسخ، بررسی مغایرت‌ها و تغییر وضعیت‌ها است. لذا کلیه مراحل رفخوانی را با دقت، توجه کافی، با صبر و حوصله به انجام رسانید.


  • سوال 1: فرایند کلی رفخوانی منابع کتابخانه، به چه صورت است؟
  • پاسخ: مراحل کلی رفخوانی به شرح ذیل است:
    1. نرم‌افزار کمکی رفخوانی باید توسط کارشناس فناوری اطلاعات در رایانه کتابخانه نصب شود؛
    2. بعد از نصب نرم‌افزار، مسئول کتابخانه با نام کاربری و رمز عبور سامان خود، وارد نرم‌افزار می‌شود.
    3. در مرحله بعد اطلاعات داده‌های کتابخانه در رایانه کتابخانه دانلود می‌شود.
    4. کارکنان کتابخانه باید مطابق با برنامه زمان‌بندی در نظر گرفته شده برای کتابخانه، سیاهه‌برداری منابع کتابخانه را با استفاده از نرم‌افزار کمکی رفخوانی آغاز کنند؛
    5. به محض اتمام سیاهه‌برداری کلیه بخش‌ها، کارشناس امور کتابخانه‌های استان باید امکانات رفخوانی سامانه را برای کتابخانه فعال کند. این فعال‌سازی از طریق کلیک بر روی گزینه "آغاز فرایند" انجام می‌شود.
    6. مسئول کتابخانه، فایل خروجی اکسل سیاهه را در سامانه بارگزاری میکند
    7. گزارش مغایرتها را از سامان دریافت می‌کند.
    8. نسبت به تغییر وضعیت منابع اقدام می‌کند.
    9. بعد از اتمام رفخوانی، گزارشات و صورتجلسات موردنیاز را از سامان دریافت می‌کند.

مهم: مراحل فوق، به صورت کامل (همراه با تصویر) در راهنمای رفخوانی درج شده است. راهنمای مذکور باید با دقت مطالعه شود.

  • سوال 2: آیا همزمان با سیاهه‌برداری، می‌توانم بارکدهای مخدوش و ناخوانا و یا دارای مشکل را اصلاح کنم؟
  • پاسخ: بله. اما در نظر داشته باشید بارکدها حتما باید در سامانه مدیریت نیز اصلاح شود. همچنین توجه به نکات زیر ضروری است:
    • کتابهایی که بارکد آنها اصلاح شده است، در حین سیاهه‌برداری، در قفسه خاصی قرار داده شود؛
    • بعد از اتمام سیاهه‌برداری بخش مربوطه، فایل خروجی از نرم‌افزار دریافت شود؛
    • مجددا روی گزینه "دریافت دوباره اطلاعات" در نرم‌افزار کمکی رفخوانی کلیک کنید؛ (با این اقدام، مجددا نرم‌افزار نسبت به بارگذاری اطلاعات داده‌های کتابخانه در رایانه اقدام خواهد کرد)
    • نسبت به سیاهه‌برداری منابع موجود در قفسه مذکور اقدام کنید؛
    • فایل خروجی آن را با فایل خروجی سیاهه قبلی تجمیع نمایید. (به انتهای فایل اول اضافه کنید)
    • فایل نهایی را در سامانه آپلود کرده و مراحل بعدی رفخوانی را دنبال نمایید.



  • سوال 3: آیا استفاده از نرم‌افزار کمکی رفخوانی اجباری است یا اختیاری؟

  • پاسخ: بله؛ استفاده از نرم‌افزار کمکی رفخوانی الزامی است. فایل خروجی اکسل حاوی سیاهه‌های بارکدها به شکل کدهای رمزنگاری شده است و فقط این فایل توسط سامانه مدیریت قابل شناسایی و تایید است.


  • سوال 4: آیا لازم است به طور مرتب و به جهت اطمینان از انجام فرایند سیاهه‌برداری، خروجی اکسل پشتیبان تهیه کنم؟

  • پاسخ: با توجه به قطعی‌های مکرر برق، و احتمال بروز خطاهای مختلف نرم‌افزاری و سخت‌افزاری، همیشه و بعد از اتمام سیاهه‌برداری تعدادی از قفسه‌ها و کتاب‌ها، خروجی اکسل تهیه و در رایانه خود ذخیره کنید. در نظر داشته باشد ملاک همیشه آخرین خروجی اکسل باشد.


  • سوال 5: گزینه دریافت دوباره اطلاعات در نرم افزار رفخوانی، چه کاربردی دارد؟
  • پاسخ: این گزینه برای مواقعی است که کتابداران تغییراتی از جمله ثبت نسخه جدید، ویرایش بارکد و... در سامان اعمال کرده باشند و می‌خواهند اطلاعات نرم‌افزار کمکی را بروزرسانی کنند. گزینه "دریافت دوباره اطلاعات" همه اطلاعات قبلی، اعم از داده‌های بارگذاری شده اولیه از سامان روی نرم‌افزار کمکی و همچنین بارکدهای اسکن شده در نرم‌ افزار کمکی را حذف می‌کند و باید از ابتدا شروع به اسکن و سیاهه‌برداری کرد.
    • نیز نگاه کنید به: سوال شماره2  


  • سوال 6: کدام کتابخانه‌ها، ملزم به اجرای رفخوانی هستند؟
  • پاسخ: کلیه کتابخانه‌های عمومی نهادی کشور - به جز کتابخانه‌هایی که واجد شرایط ذیل هستند - باید نسبت مطابق با برنامه زمان‌بندی اعلام شده و مشخص شده، رفخوانی منابع خود را در طی مرداد ماه جاری به انجام رسانند. در کتابخانه‌هایی که واجد شرایط ذیل هستند، نیازی به اجرای رفخوانی نیست:
    • کتابخانه‌های جدیدالتاسیس، منظور کتابخانه‌هایی است که بعد از تاریخ اول مردادماه 1396، تاسیس شده‌اند و فعالیت آن‌ها از این تاریخ آغاز شده است.
    • کتابخانه‌هایی که غیرفعال شده‌اند و یا تعطیل موقت هستند.


  • سوال 7: روال نصب و استفاده از نرم‌افزار رفخوانی در سیستم‌هایی که اصطلاحا فریز (دارای محدودیت نصب نرم‌افزار) هستند، به چه صورت است؟
  • پاسخ: در سیستم‌هایی که فریز هستند و کاربر عادی نمی‌تواند نرم‌افزاری در آن‌ها نصب کند، ممکن است بعد از قطع برق، داده‌های موجود در نرم‌افزار کمکی رفخوانی، اطلاعات بارکدهای اسکن شده، و داده‌های بارگزاری شده، حذف شوند. همچنین، امکان دریافت خروجی اکسل سیاهه‌ها در این سیستم‌ها وجود ندارد. راه حل این است که یا این سیستم‌ها از حالت فریز خارج شده یا در صورت عدم امکان این مورد، نرم‌افزار کمکی رفخوانی در سیستمی که فریز نیست، نصب شود.


  • سوال 8: آیا در زمان سیاهه برداری و رفخوانی میتوانم کتاب امانت دهم یا بازگشت بزنم؟
  • پاسخ: در زمان سیاهه برداری، امکان امانت کتاب وجود ندارد. اما در خصوص بازگشت کتاب، اگر کتاب مربوط به قفسه ای است که سیاهه برداری آن انجام شده، بازگشت کتاب را در سامان انجام دهید و بارکد کتاب را اسکن کنید تا در نرم افزار کمکی رفخوانی اضافه شود، اگر مربوط به قفسه ای است که سیاهه برداری آن هنوز انجام نشده، بعد از بازگشت کتاب در سامان، در قفسه مربوطه قرار دهید. این مسئله مشکلی در گزارش مغایرتها ایجاد نمیکند.


  • سوال 9: در صورتی که رفخوانی کتابخانه به اتمام برسد، ولی گزینه "پایان فرایند" فعال نشده است، آیا کتابدار می‌تواند نسبت به امانت کتاب در سامان اقدام کند؟
  • پاسخ: با توجه به محدودیت اعمال شده در سامان، ابتدای آغاز رفخوانی با گزینه "آغاز فرایند" در نرم افزار سامان شروع می شود  و پایان آن با گزینه "پایان فرایند" انتخاب شده و این فرایند حداقل 4 روز کاری در نظر گرفته شده است. در صورتی که کتابخانه‌ای، در کمتر از 4 روز، کلیه مراحل رفخوانی منابع خود را انجام داده است، و کارشناس امور کتابخانه های استان، از پایان فرایند رفخوانی کتابخانه و کیفیت اجرای آن اطمینان یافته است، کتابدار میتواند نسبت به ثبت امانت کتاب در سامان اقدام کند. کتابدار لازم است حتما آمار امانت‌های بعد از رفخوانی را برای خود ثبت کند تا در صورتی که نیاز بود با گزارش صورتجلسه رفخوانی مطابقت نماید و مغایرت آماری احتمالی را بررسی کند.


  • سوال 10: نحوه دریافت خروجی سیاهه‌برداری از نرم‌افزار کمکی رفخوانی به چه صورت است؟
  • پاسخ: بعد از اتمام سیاهه برداری هر بخش، روی گزینه اتمام بخش کلیک کنید. سپس، روی گزینه دریافت خروجی بخش کلیک کنید. محل ذخیره خروجی را در یکی از پوشه ها یا درایوهای کامپیوتر انتخاب کنید، حتما باید منتظر بمانید تا حتما پیغام خروجی با موفقیت ذخیره شد نمایش داده شود. توجه کنید که با توجه به اینکه خروجی اکسل سیاهه‌برداری توسط نرم‌افزار کدگذاری می‌شود، ممکن است با توجه به حجم اطلاعات سیاهه‌برداری شده و سخت‌افزار کامپیوتر، مدت زمانی برای تمایش پیغام مذکور طول بکشد. لذا حتما لازم است صبر کنید تا پیغام مذکور نمایش داده شود.


چند نکته مهم و کاربردی:

1- انجام این امور از شروع سیاهه برداری تا پایان رف خوانی، در سامان ممنوع است:

  • امانت
  • ایجاد نسخه

2- انجام این عملیات بلامانع است:

  • بازگشت کتب
  • تمدید کتب
  • عضویت جدید
  • تمدید عضویت
  • جستجو کتاب

3- بازگشت کتب بازگشتی از امانت در سامان بلامانع بوده و کتبی که قفسه آن‌ها سیاهه برداری شده است را وارد نرم‌افزار کمکی کرده و در قفسه خود قرار بدهید

4- ولی کتب بازگشتی از سامان که هنوز قفسه آن‌ها سیاهه برداری نشده را توی قفسه و رده مربوطه قرار بدهید بدون اینکه وارد نرم‌افزار کمکی شود.چون بعداً نوبت این رده و قفسه هم خواهد رسید.

5- برای جلوگیری از ورود و خروج مکرر به نرم‌افزار کمکی،می‌توان بعد از هر خروجی گرفتن،موقع هنگ کردن نرم‌افزار یا تعویض بخش،از گزینه اتمام این بخش استفاده کرد.

6- در صورت امکان ،در موقع سیاهه برداری گرچه زمان می‌برد ولی سعی شود قبل از اسکن بارکد ،عنوان کتاب با بارکد روی آن تطبیق داده شود که موجب بروز خطای تکراری نشود.

7- -چنانچه ضمن سیاهه برداری با خطاهای زیر مواجه شدید به شرح داده‌شده عمل کنید:

1-      خطای بارکد تکراری است: ابتدا بارکد پشت جلد کتاب و شماره ثبت آن را با هم تطابق دهید. اگر مغایرتی وجود نداشت، کتاب را در قفسه و جایگاه خود قرار دهید و روند سیاهه برداری را دنبال کنید. اگر مغایرتی مشاهده شد، به شرح ذیل عمل نمایید:

الف) نسبت به اصلاح شماره ثبت یا تولید مجدد بارکد آن در کاربرگه سامان اقدام کنید.

ب) بارکد جدید را چاپ کرده و جایگزین بارکد قبلی کنید.

ج) کتاب را در قفسه مخصوص کتاب‌های مسئله‌دار و مشکل‌دار قرار دهید.

د) بعد از پایان سیاهه برداری، خروجی اکسل از نرم‌افزار کمکی را دریافت و در رایانه خود ذخیره کنید.

ه) دوباره روی گزینه "دریافت مجدد اطلاعات" در نرم‌افزار کمکی رفخوانی کلیک کنید و صبر کنید تا داده‌های سامان روی کامپیوتر بارگذاری شود.

و) این بار بارکد کتاب‌های موجود در قفسه مذکور را با استفاده از نرم‌افزار کمکی اسکن کرده، و درنهایت خروجی این اکسل سیاهه این کتاب‌ها را با خروجی قبلی تجمیع کنید (به‌عبارت‌دیگر، اطلاعات موجود در اکسل فعلی را انتهای اکسل قبلی قرار دهید)

ن) فایل نهایی سیاهه برداری منابع کتابخانه را در سامان آپلود نمایید، گزارش مغایرت‌ها را دریافت و روند رفخوانی را دنبال کنید.

2-      خطای بارکد اشتباه است: به این معنا است که بارکدی به این شکل در سامان و برای این کتابخانه وجود ندارد. در صورت بروز این خطا باید، کتاب را در کاربرگه نسخه جستجو کرده، نسبت به چاپ مجدد بارکد استاندارد بر اساس بخش اقدام کنید، پشت جلد کتاب الصاق نماید. ادامه روند مشابه مراحل توضیح داده‌شده در مورد خطای قبلی است.

3-      خطای متعلق به بخش دیگر است: نسبت به بررسی بارکد و اطلاعات کتاب اقدام کنید و درصورتی‌که متعلق به بخش دیگری است، آن را در بخش مربوطه قرار دهید تا سیاهه برداری شود. درصورتی‌که کتاب متعلق به بخشی است که سیاهه برداری آن به اتمام رسیده، کتاب را در قفسه کتاب‌های مورددار و مسئله‌دار قرار دهید تا در زمان بررسی مغایرت‌ها به آن مراجعه کنید.

توجه کنید که: اصلاح بارکد مشکل‌دار در نرم‌افزار سامان و چاپ مجدد بارکد و الصاق آن روی کتاب، تنها منجر به رفع مشکل در سامان می‌شود نه نرم‌افزار کمکی؛ برای اینکه داده‌های نرم‌افزار کمکی نیز به‌روزرسانی شود، لازم است دوباره روی گزینه (دریافت دوباره اطلاعات) کلیک کنید تا داده‌های جدید از سامان دریافت شود. لذا حتما به توضیحات داده شده در خصوص رفع خطاهای بارکدهای تکراری یا دارای مشکل که ارائه شده است دقت کنید.

8- در صورت اعلام خطای اشتباه یا تکراری ،حتماً چند بار، بارکد را با دقت اسکن کنید تا مطمئن شوید، بارکد کتاب ایرادی ندارد و بارکد آن را به درستی اسکن می‌کند.

9- نصب اسپیکر روی رایانه‌ای که دارید با آن سیاهه برداری می‌کنید الزامی و ضروری است تا متوجه خطاها شده و جهت رفع آن اقدام کنید.


---

نکاتی در خصوص امانت کتاب در هنگام سیاهه‌برداری

دانلود کنید.


---

نکاتی چند در خصوص رفخوانی که در گروه‌های مجازی پرسش و پاسخ رفخوانی به دفعات مطرح شده است و مطالعه آن‌نها می‌تواند برای همکاران ارجمند مفید باشد.



1- در گزارش مغایرتها،منظور از وضعیت در قفسه همون لیست سیاهه ای است که توسط نرم افزار کمکی از کتب توی قفسه برداشته ایم.
و منظور از وضعیت در نرم افزار همون نرم افزار سامان میباشد.
2- وضعیتها:
ناموجود در فایل ارسالی ----------- امانت،برنگشته،مفقود،وجین،درخواست وجین،درحال صحافی
با این وضعیتها کاری نداریم و نیاز به بررسی ندارند

3- ناموجود در فایل ارسالی --------- موجود
این کتب را باید با توجه به رده آنها و با دقت ،در قفسه ها یه بررسی کرد شاید پیدا شوند و البته ممکنه جایی،گوشه ای،توی کشو یا .... قرار گرفته باشند.حالا اگر همه یا تعدادی شون پیدا شد که به نرم افزار کمکی اضافه کرده،خروجی گرفته و مجدد آپلود و گزارش میگیریم. هر کدام هم پیدا نشدند باید به مفقود تغییر وضعیت داده بشن و بصورت دسته تغییر وضعیت میدیدم(با استفاده از گزینه*تغییر وضعیت منابع* توی منوی آماده سازی سامان)

4- موجود در قفسه------ امانت ، برنگشته در نرم افزار(سامان)
این کتب توی سیاهه هستند یعنی توی قفسه موجود هستند و یه زمانی از امانت برگشته اند ولی در سامان برگشت نخورده پس باید شماره ثبت و بخش را یادداشت کرده و بریم توی سامان و بازگشت بزنیم.
توجه داشته باشیم که برنگشته هم همون امانت هست و باید به قسمت بازگشت سامان بریم.گاهی مواقع هم ممکنه تحویل موقت بوده که باید از بازگشت موقت استفاده کنیم.

5- موجود در قفسه--------- مفقود در نرم افزار
این کتب رو سال گذشته، توی فرایند رف خوانی به هر دلیل مفقود اعلام کرده ایم که الان باید دسته ای از همون قسمت تغییر وضعیت منابع توی منوی آماده سازی،به موجود تغییر وضعیت بدهیم.
اگر انگشت شما هم بودند که بصورت دستی وارد ویرایش مدرک شده و به موجود تغییر میدیم.

6- موجود در قفسه----- وجین فرسوده،وجین تکراری،وجین محتوایی،وجین بدون مخاطب در نرم افزار
این کتب رو قبلا وجین کردیم ولی متاسفانه از قفسه بیرون نکشیدیم.
باید آنها را از قفسه بیرون بکشید و در کارتن هایی مجزا نگهداری کرده تا استان تعیین تکلیف کند.نیاز به تغییر وضعیت نیست مگر اینکه کتاب همچنان نیاز کتابخانه باشه که اون رو به موجود تغییر وضعیت میدم.
این مغایرت ها نیاز به بررسی ندارند

7- موجود در قفسه-------- درخواست وجین در نرم افزار
این کتب را هم درخواست وجین داده ایم ولی از قفسه بیرون نکشیده ایم و وارد سیاهه کرده ایم.
اینها را هم از قفسه بیرون کشیده و منتظر نتیجه درخواست توی سامان می مانیم.
این مغایرت ها نیاز به بررسی ندارند

8- و اما ممکنه با وضعیت موجود در قفسه ------ ناموجود در نرم افزار که فاقد شماره ثبت و سایر اطلاعات است نیز در گزارش تفاوتها مواجهه بشیم.
اینها همان بارکدهایی هستند که براشون تولید مجدد بارکد زده ایم و الان سامان اونها را نمیشناسد.
این مغایرت ها نیاز به بررسی ندارند

9- آیا با زدن گزینه اتمام این بخش اطلاعات پاک میشود؟
خیر
فقط با زدن این گزینه و انتخاب بخش دیگر یا همان بخش، میتوان کار سیاهه برداری را ادامه داد.
گزینه اتمام این بخش میتونه کمکی باشه برای رفتن از بخشی به بخش دیگر جهت سیاهه برداری اون بخش.

10- کتب با وضعیت موجود در قفسه---- وجین در نرم افزار را چکار باید کرد؟
این کتب چنانچه برخی از آنها مورد نیاز کتابخانه باشد،به موجود تغییر وضعیت داده و گرنه همه را از قفسه جدا کرده و در یک کارتن مجزا جهت ارسال به شهرستان نگهداری کنید.
در گزارش سیاهه یا در سامان هم اقدام خاصی نیاز نیست